Isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis

 

Põltsamaa Linnavalitsus kui ametiasutus (edaspidi ametiasutus) töötleb isikute andmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele pandud ülesannete täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtutakse isikuandmete kaitse seadusest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.

Peamised isikuandmete töötlemisega seotud ülesanded

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue jne – edaspidi nimetatud kiri) või isiku pöördumine ametiasutuse või omavalitsusorganite poole. Isiku algatuse või osaluseta töötleb ametiasutus isikuandmeid ainult siis, kus seadus näeb vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks ette.

Isikuandmeid (nimi, aadress, e-posti aadress, telefoninumber, faksinumber) kasutatakse kirja saatjale vastamiseks, õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks vajaliku informatsiooni taotlemisel kirja adressaadiga kontakti saamiseks. Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise ametiasutusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

Isikuandmetega dokumente säilitatakse vastavalt ametiasutuse dokumentide loetelus märgitud säilitustähtajale (üldjuhul 5 aastat). Dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödas hävitatakse seaduses ettenähtud korras. Statistikat ja asutuse tegevuse kokkuvõtteid avaldame umbisikuliselt, ilma isikunimede ja kontaktandmeteta.

Kuidas töötleme Teie isikuandmeid ja eraelulist teavet?

Ametiasutus täidab avaliku võimu ülesandeid. Lähtudes isikuandmete kaitse seadusest töötleb ametiasutus andmeid vaid ulatuses, mis on vajalik talle pandud avalike ülesannete täitmiseks.

Tulenevalt avaliku teabe seadusest on ametiasutusel kohustus teatud osa dokumentidest ja teabest linna veebilehel avaldada või muul viisil igaühele kättesaadavaks teha.

Avalikustatud teabe kohta annab selgitusi ametikohustuste järgi linnasekretär või tema asendaja.

Oma tegevuse käigus kogub ja töötleb ametiasutus isikuandmeid ja isikute eraelu puudutavat teavet. Seadused on isikuandmete ja eraelu puudutava teabe menetlemiseks ja töötlemiseks näinud ette kitsendused. Ametiasutuse sisemise töökorraldusega püütakse tagada, et eraelu võimalikult vähe riivataks ning avaliku teabe seaduses asutusesiseseks teabeks tunnistatud isikuandmed ei satuks kolmandate isikute valdusesse.

Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele on õigus igaühel tutvuda tema kohta kogutud isikuandmetega ning teada saada, millises ulatuses ja eesmärgil on teda puudutavaid isikuandmeid töödeldud. Kui isiku andmed on muutunud või muul põhjusel ebatäpsed, siis on isikul õigus nõuda vastavate paranduste tegemist.

Juhul kui Teie hinnangul on ametiasutus kogunud või kasutanud Teie andmeid ebaseaduslikult või ei väljasta isikule tema kohta käivaid andmeid, siis on Teil õigus pöörduda vastavasisulise kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole, kui seaduses ei ole sätestatud teistsugust vaidlustamise korda.

Alljärgnevalt on välja toodud, millisel eesmärgil ametiasutus isikuandmeid ja eraelu puudutavat teavet töötleb ning kuidas vastavaid andmeid kaitstakse või avalikkusele kättesaadavaks tehakse.

Isiku andmete avalikkusele kättesaadavaks tegemine

Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest. Eraisikute kirjad (nii saabunud kui ka välja saadetud) registreeritakse ametiasutuse elektroonilises dokumendiregistris DELTA. Dokumendiregistrile on kõikidel juurdepääs linna veebilehelt www.poltsamaa.ee.

Avaliku teabe seadusest (§ 12 lg 3) lähtuvalt märgitakse dokumendiregistrisse kirja saatja ja saaja kohta nimi, aadress ja muud kontaktandmed. Arvestades avaliku teabe seaduse nõuet (§ 29 lg 3), mille kohaselt 1. jaanuarist 2015 peab kohaliku omavalitsuse veebilehel avaldatud teave olema avalikustatud ajakohasena ning viisil ja vormis, mis võimaldab teabe alla laadimist masinloetaval kujul, peavad masinloetaval kujul alla laetavana olema avaldatud ka dokumendiregistri metaandmed. Sellest nõudest lähtuvalt ning hoidmaks ära isikute eraelu riivet, on dokumendiregistri avalikust vaatest dokumendi saatja või saaja väljal võimalik näha ainult füüsilise isiku nime initsiaale või märget „Eraisik", isiku kontaktandmetele dokumendiregistri kaudu ligipääsu ei ole.

Kui saadate kirja elektrooniliselt ning see ei sisalda isikuandmeid või teavet, mis annab aluse dokumendile juurdepääsupiirang kehtestada, on Teie e-kiri avaliku teabe seaduse alusel dokumendiregistrist kõikidele kättesaadav. Kui saadate kirja paberkandjal ning see ei sisalda isikuandmeid või teavet, mis annab aluse dokumendile juurdepääsupiirang kehtestada, on Teie kiri skaneeritult dokumendiregistrist kõikidele kättesaadav. Kirja saatja võib kirjas avaldada, et ei soovi kirja dokumendiregistri kaudu avalikustamist.

Vastavalt kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele (§ 23 lõiked 1 ja 5, § 31 lg 1, § 51 lõiked 6 ja 7) avaldatakse linnavolikogu ja linnavalitsuse määrus Riigi Teatajas ja määrus jõustub kolmandal päeval pärast avaldamist, kui määruses ei ole sätestatud hilisemat tähtpäeva. Linnavolikogu otsused ning istungite protokollid on kättesaadavad kõigile isikutele dokumendiregistris. Linnavalitsuse korraldused ja istungite protokollid on kättesaadavad kõigile isikutele dokumendiregistris.

Üldkättesaadavaks ei tehta protokollides sisalduvaid andmeid, mille väljastamine on seadusega piiratud või mõeldud ametiasutuse siseseks kasutamiseks. Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest.

Vastavalt haldusmenetluse seadusele on ametiasusel õigus dokumendi resolutiivosa (dokumendi osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema) avaldada kas üleriiklikus või kohalikus ajalehes või väljaandes Ametlikud Teadaanded. Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui

1. dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;

2. puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;

3. haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avaldamisele Riigi Teatajas.

Väljaandes Ametlikud Teadaanded avalikustab ametiasutus isikuandmeid ka juhul, kui seda näeb ette eriseadus või selle alusel antud õigusakt (vt Riigi Teataja seadus, Ametlike Teadaannete põhimäärus)

Isikuandmete kolmandatele isikutele, sealhulgas teistele asutustele edastamine

Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt juurdepääsupiiranguga, isikliku kontaktteabe (kodune aadress, isiklik e-posti aadress ja telefoninumber jms) sattumine teabenõude korras või dokumendiregistri otseligipääsu kaudu piiramatu hulga võõraste isikute kätte võib oluliselt kahjustada Teie eraelu puutumatust. Seetõttu seame juurdepääsupiirangu avaliku teabe seaduse § 35 lg 1 p 12 alusel.

Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab avaliku teabe seaduse § 35.

Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastab ametiasutus dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms). Kui ametiasutusele saadetud kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastab ametiasutus selle vastavale asutusele, informeerides sellest ka kirja saatjat.

Kui kirjaga, mis on ametiasutusele saadetud või ametiasutusest väljastatud, soovitakse tutvuda teabenõude korras (alus: avaliku teabe seaduse 3. peatükk), analüüsib ametiasutus teabenõude saamisel, kas taotletavat dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusse. Igal juhul kaetakse väljastatavas dokumendis kirja saaja või saatja kontaktandmed (aadress, e-posti aadress, telefoninumber). Ametiasutus avaldab isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt, s.o asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.

Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele ja avaliku teenistuse seadusele on linnavalitsuse, linnavolikogu ja nende moodustatud komisjonide liikmed nii volituste ajal kui ka pärast volituste lõppemist ning ametiasutuse teenistujad nii teenistussuhte ajal kui pärast selle lõppemist kohustatud hoidma salajas teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvaid andmeid ning muud konfidentsiaalsena saadud informatsiooni. Kui omavalitsusorgan või komisjon ei vaja seisukoha andmiseks või otsustamiseks otseselt isikuandmeid, edastab ametiasutus dokumendid organi liikmetele isikuandmeteta või muu konfidentsiaalse teabeta.

Haldusmenetluse seadusele tuginedes võimaldatakse haldusmenetluses menetlusosalistel toimiku ja dokumentidega tutvuda ametiasutuses ametiisiku juuresolekul. Ametiisik peab tagama, et dokumentidega tutvumisel ei avaldata teiste menetlusosaliste eraelu puudutavaid andmeid.

Eriseadustest tulenevalt on ametiasutusel teatud asjades kohtuvälise menetleja õigused. Väärteomenetlust reguleerib üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetluse seadustikuga. Menetlusalune isik ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda seadustikus ettenähtud korras. Väärteoteate esitaja saab materjalidega tutvuda teabenõude esitamisega, arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid. Väärteoteate esitaja andmed avaldab ametiasutus teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust korruptsioonivastase seaduse alusel korruptiivsest teost teatamisel ja lastekaitsega seotud ülesannete täitmisel.

Jõustunud otsused väärteoasjas registreeritakse ka karistusregistris. Ligipääs karistusregistrisse on piiratud, andmeid saab küsida karistusregistri seaduse 3. peatükis sätestatud korras.

Õigus tutvuda enda andmetega

Igaühel on õigus küsida ametiasutuselt enda kohta käivaid isikuandmeid ning teavet ja õigus tutvuda kõikide tema kohta kogutud andmetega. Seda õigust võib piirata üksnes seaduse alusel. Kui soovite andmete väljastamist paberil, võtakse seaduse kohaselt paljundustasu alates 21. leheküljest 0,19 eurot lehekülje eest.

Lähtuvalt isikuandmete kaitse seadusest on igal isikul õigus saada teada:

1. milliseid isikuandmeid tema kohta ametiasutuses kogutakse ja on kogutud;

2. millisel eesmärgil ning millisele seadusele või muule õigusaktile tuginedes tema andmeid töödeldakse:

3. millistele isikutele või asutustele on tema isikuandmeid edastatud.

Enda andmete töötlemise kohta on ametiasutuselt võimalus saada informatsiooni või tutvuda andmetega, mida Teie kohta on kogutud, järgmiselt:

1. pöörduda suulise järelepärimisega telefoni teel (linnasekretär või linnakantselei spetsialist) või ametniku vastuvõtul,

2. esitada kirjalik taotlus (Lossi tn 9, 48104 Põltsamaa linn; e-post: info@poltsamaa.ee ),

3. taotleda teabenõude avaliku teabe seaduse korras Teie isikuandmetega dokumentide väljastamist,

4. tutvuda Teie isikuandmetega dokumentide või registritega ametiasutuses kohapeal.

Surnud isiku andmeid on õigus taotleda pärijal, surnu abikaasal, surnu vanematel ja vanavanematel, lastel ja lastelastel ning õel või vennal.

Isikuandmete väljastamiseks peab andmete väljastaja olema veendunud, et tegemist on just selle isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Seetõttu peab andmete taotleja vajadusel oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama. Kui telefoni teel tehtud päringu puhul ei ole ametnikul võimalik veenduda, et andmeid küsib õigustatud isik, on ametnikul õigus paluda taotluse esitamist kirjalikult koos vajalike tõenditega.

Lähtuvalt isikuandmete kaitse seadusest väljastab ametiasutus nõutavad isikuandmed või põhjendab andmete väljastamisest või teabe andmisest keeldumist taotluse saamise päevale järgneva viie tööpäeva jooksul. Olenevalt taotletavatest andmetest võib eriseadus isikuandmete kohta teabe ja isikuandmete väljastamise korra suhtes näha ette erandi.

Teabenõude korras väljastatakse taotlejale tema isikuandmetega seotud dokumentide koopiad või väljatrükid või juhendatakse isik avalikustatud teabe juurde. Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul nõuetekohaselt esitatud teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast. Kui teabenõuet on vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib ametiasutus teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega teavitatakse teabenõude esitajat.

Ametiasutus keeldub dokumentidega koha peal tutvumise võimaldamisest ja dokumentide või teabe väljastamisest juhul, kui see võib:

1. kahjustada teiste isikute õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset,

2. takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist või raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,

3. ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Riiklikest registritest, millesse andmeandja on ametiasutus (Eesti rahvastikuregister, pereregister, sotsiaalteenuste- ja toetuste andmeregister; majandustegevuse register, riiklik ehitisregister, riigi maakataster, kinnistusraamat, Eesti Hariduse Infosüsteem, Haigekassa, riiklik pensionikindlustuse register, e-toimiku infosüsteem) saab enda kohta käivaid andmeid kontrollida ka riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse (rubriik „Kodanikule") kaudu.

Igal isikul on õigus nõuda enda või esindatava (eestkostetava) ebaõigete isikuandmete parandamist. Selleks tuleb kas suuliselt või kirjalikult teha vastav tähelepanek ametiasutusele. Asjakohase teabe võib edastada kas asja menetlevale või menetlenud ametnikule või ametiasutuse üldkontaktidele (tel 776 8550 või 528 42498, e-post info@poltsamaa.ee ). Paranduste tegemiseks võib ametiasutus nõuda täiendavaid tõendeid.

Kui isikuandmete töötlemise nõue ei tulene seadusest, peab ametiasutus isikuandmete töötlemiseks saama Teilt vabal tahtel kirjaliku nõusoleku (vt isikuandmete kaitse seaduse § 12).

Kui ametiasutusel ei ole Teie isikuandmete kasutamiseks enam (nt andmete säilitamise tähtaeg on lõppenud) seaduslikku alust, kuid Te leiate, et andmete töötlemist jätkatakse, võite nõuda andmete kasutamise lõpetamist või andmete kustutamist.

Linna veebilehel pildigaleriis fotode avaldamine

Linna veebilehel fotode avaldamisel (sh pildigalerii) lähtub ametiasutus isikuandmete kaitse seadusest ja Andmekaitse Inspektsiooni juhisest „Juhend kaamerate kasutamise kohta".

Linna veebilehel pildigaleriis avaldatakse fotod, mis on tehtud linna avalikel üritustel või avalikus kohas.

Avalikul üritusel viibijal või avalikus kohas viibijal on õigus avaldada soovi enda mittejäädvustamiseks või käituda viisil, mis tagab tema mittesalvestamise.

Kui isik leiab, et linna veebilehel avaldatud fotode avalikustamisega on riivatud tema eraelu, on tal õigus pöörduda ametiasutusse (e-post: info@poltsamaa.ee; kiri aadressile Lossi tn 9, Põltsamaa linn 48104; tel 776 8550 või 528 4249).

Veebilehe külastamine

Kui külastate meie veebilehte ja tutvute sealse teabega, piirduvad Teie kohta säilitatavad andmed Teie kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadressiga (IP-aadressiga), Teie kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiteenuse pakkuja nime ja aadressiga ning külastamise ajaga (kellaeg, kuupäev ja aasta).

Me ei seo teavet isikut tuvastava teabega ja avaldame seda üksnes isikustamata kujul. Säilitame andmeid vaid selle kohta, millist veebi osa Te külastasite ja kui kaua seal peatusite. Neid andmeid kasutame ainult turvatehnilistel eesmärkidel ja veebi külastusstatistika koostamiseks, et selle põhjal veebi arendada ja muuta see külastajasõbralikumaks.

Kirjasaatmise viisid

Kirjade saatmine toimub:

• e-posti teel (reeglina me e-kirju ei krüpteeri),
• posti teel liht- või tähitud kirjana (postirisk on postiteenuse osutajal ning kirja saajal);
• faksi teel (erandjuhul isiku soovil).

Kasutame kättetoimetamisel eelkõige aadressandmeid, mida isik on ise meile avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

Tööle kandideerimine

Kandideerijal palutakse üldjuhul esitada CV ja haridust tõendav dokument ning konkursi tingimuste korral motivatsioonikiri. Andmete kogumist ametnike värbamisel reguleerib Põltsamaa Linnavalitsuse 20. mai 2013 määrus nr 3 „Põltsamaa ametiasutuse ametnike värbamise ja valiku kord". Värbamisest ja valikust tehakse kokkuvõte, mida säilitatakse ametiasutuse asjaajamiskorra kohaselt. Kokkuvõte sisaldab ametikoha nimetust, kuulutuse avaldamise aega ja kohta, dokumentide esitamise tähtaega, kandideerivate isikute ja intervjuule kutsutud kandidaatide arvu, valiku tegemise kuupäeva ja tulemust koos valikuotsuse põhjendusega ning muud vajalikku teavet. Värbamise ja valiku käigus kandidaatidelt kogutud dokumente säilitatakse 150 päeva valiku lõppotsuse tegemisest, misjärel andmed hävitatakse, v.a juhul, kui kandidaat annab kirjaliku loa dokumentide säilitamiseks. Kandidaadil on õigus saada teavet värbamise ja valiku käigus tema kohta kogutud andmete ning teda puudutavate otsuste tegemise kohta.

Kandideerijate andmeid ei avalikustata teistele kandidaatidele.

Delikaatsete isikuandmete töötlemise registreerimine

Delikaatsete isikuandmete töötlejad peavad töötlemise registreerima Andmekaitse Inspektsioonis peetavas registris. Registrikanded on avalikud, neid saab vaadata Andmekaitse Inspektsiooni veebilehel. Samuti avaldatakse Andmekaitse Inspektsiooni veebilehel delikaatsete isikuandmete töötlejale tehtud ettekirjutused.

Ametiasutus sai delikaatsete isikuandmete töötlemiseks uue loa 2014. aastal viieks aastaks (kuni 21.01.2019) vastavalt isikuandmete kaitse seaduse § 27 lõikele 3.